What Does Gestión Documental Mean?
What Does Gestión Documental Mean?
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Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa.
Los DMS basados en la nube son sistemas alojados en servidores remotos y accesibles a través de Web. Este tipo de DMS ofrece varias ventajas y algunas consideraciones:
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Eficiencia operativa: Mejora los flujos de trabajo y la productividad al facilitar el acceso rápido a la información necesaria.
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Otro criterio fundamental es la usabilidad. La mejor plataforma de gestión documental será inutilizable si sus usuarios encuentran dificultades para navegarla.
Command de acceso y seguridad: incluye opciones avanzadas de permisos y cifrado para garantizar la protección de los datos empresariales.
Una vez que se han identificado las necesidades y objetivos, el siguiente paso es seleccionar el DMS que mejor se adapte a estos requisitos:
Permite a las empresas gestionar todo el ciclo de vida de su contenido y documentos. Esto incluye capturar, almacenar, administrar, preservar y entregar información de una variedad de formatos de documentos.
Muchos empleados pueden mostrarse reacios a adoptar nuevas herramientas y procesos debido a la falta de familiaridad. Por lo tanto, es esencial brindar capacitación y explicar los beneficios inmediatos del nuevo sistema para suavizar la transición.
Colaboración en tiempo true: permite que los equipos trabajen simultáneamente en los mismos archivos, mejorando la productividad y eliminando duplicados.
Su capacidad para centralizar documentos, facilitar el acceso y mejorar los Gestión Documental flujos de trabajo hace que las organizaciones sean más eficientes y competitivas.